La fameuse question : Pourquoi des processus ? (et quelle est la définition ?)
Une définition qui vient de l'ISO : un processus est "un ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie", à mon sens vrai mais réducteur !
Je préfère rappeler les raisons qui incitent un organisme à créer des processus, c'est à dire le besoin :
- de clarté dans l’organisation de l'entreprise
- de pouvoir identifier qui fait quoi dans un ensemble d'activité
- de donner des objectifs à un service/processus
- de proposer des améliorations dans les manières de faire (procédures, méthodes...)
- ...
Soit, mettre en œuvre une structure par processus permet de rendre l'organisme "pilotable"
En effet, une seule personne, en l’occurrence le/la directeur/directrice, n'aurait pas le temps pour s'occuper du pilotage de toutes les activités.
Les éléments constitutifs de chaque processus sont :
- le nom du processus (que l'on retrouve dans la cartographie)
- les finalités (en cohérence avec toutes activités de l'organisme : les autres processus)
- le pilote de processus (celui qui a la mission de piloter ce processus)
- la stratégie (si besoin)
- les contraintes externes (lois, normes, groupe, ...)
- les ressources humaines et matérielles (matériels, logiciels, ...)
- l'analyse des risques (et assurance qualité / contrôle si besoin)
- les outils de suivi et pilotage (tableau de bord ...)
- la communication interne et/ou externe
- les activités (logigramme, données d'entrées et de sortie, responsabilités, liens avec les autres processus)
- le suivi des améliorations
- ...
Lorsque tous ces éléments sont opérationnels et suivis, le processus augmente alors ses chances d'être efficace.
La direction peut piloter l'organisme via le pilotage des processus.
